Pernahkah kalian mendengar kata invoice? Pasti yang sudah berkecimpung di dunia dagang maupun bekerja di perkantoran, tidak asing lagi. Namun, bagi yang belum tahu pasti bingung cara membuatnya, bukan? Oleh karena itu, bagi kalian yang belum tahu cara membuat invoice, baiknya mengetahui juga perihal tujuan dan tips-tipsnya.

Sebagai seorang blogger, invoice jadi suatu keharusan, karena akan diminta oleh klien. Jadi saya bikin invoice yang mudah dan saya yakin format ini bisa dipakai untuk berbagai keperluan.

Contoh Invoice untuk Keperluan Jasa

Cara Membuat Invoice yang Baik dan Benar

Jika diperhatikan dari berbagai contoh yang ada, rasanya membuat invoice adalah sesuatu yang sulit. Namun, ternyata tidak demikian. Kalian bisa membaca terlebih dahulu cara membuat invoice, baik menggunakan cara manual maupun via software pembantu. Penasaran? Simak ulasan di bawah ini dengan seksama!

Membuat Invoice Menggunakan Cara Manual

Cara membuat invoice secara manual memang memerlukan beberapa tahap. Selain itu, kalian juga harus memiliki ketelitian dan kecapakan hitung. Mengingat invoice menjadi salah satu slip penting dalam berjalannya suatu transaksi yang belum usai. Lantas, bagaimana cara membuat invoice menggunakan cara manual yang baik dan benar? Berikut ini langkah-langkahnya:

Buka perangkat lunak yang ada di PC/laptop, seperti Spreadsheet, Google Docs, Ms. Excel dan lain sebagainya.

Sesuaikan template yang kalian inginkan sesuai dengan estetika

Lakukan proses penulisan sesuai kebutuhan kalian

Masukkan rumus perhitungan pendapatan jika menggunakan spreadsheet maupun Ms. excel

Cek ulang dan simpan

Perlu kalian ketahui bahwa pembuatan invoice menggunakan cara manual seperti di atas, sangat rawan terjadi kesalahan administratif. Oleh karenanya kalian harus berulang kali menelitinya agar tidak terjadi kesalahan. Selain itu, invoice yang dibuat dengan cara manual akan membuat kalian kesulitan dalam melakukan pelacakan dokumen.

Membuat Invoice Menggunakan Software

Canggihnya teknologi saat ini membuat seluruh manusia mudah dalam melakukan segala hal. Termasuk dalam hal pembuatan invoice. Jika kalian kesulitan membuat invoice menggunakan cara manual, maka kalian bisa menggunakan aplikasi. Tentu saja invoice akan lebih mudah dibuat, serta kalian bisa memanfaatkan semua fitur yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. Untuk bisa menggunakan Softwarenya, perhatikan langkah-langkah di bawah ini:

Unduh software pembuat aplikasi di PC/laptop kalian.

Buat kata sandi yang mudah diingat dengan mengkombinasikan huruf dan angka

Klik invoice dan klik buat

Setelah selesai, beri nama file dan simpan

Apa saja software yang mudah dan terpercaya untuk digunakan membuat invoice? Terdapat 5 softtware yang bisa kalian gunakan sesuai dengan kebutuhan. Beberapa diantaranya adalah Delta60 Accountin Software, BS1 Enterprise Accounting Free Edition. Tiga lainnya yakni Invoice Expert, POS Maid dan AB Invoice. Untuk bisa menggunakan full fiturnya, sebaiknya kalian mendaftar menjadi pengguna premium.

Tujuan Dibuatnya Invoice

Setelah mengetahui cara membuatnya, tentu saja kalian harus paham apa tujuan dibuatnya invoice. Mengapa harus dipahami? Tidak lain adalah untuk menghindari kesalah pahaman dan juga meluaskan wawasan kalian dalam dunia pekerjaan. Untuk itu, dari pada berlama-lama, simak beberapa tujuan dibuatnya invoice di bawah ini:

Sebagai Kuitansi Maupun Bukti Pembayaran

Sebuah invoice, tidak lain memiliki tujuan sebagai bukti pembayaran maupun kuitansi pasca melakukan transaksi. Oleh karena itu, setiap invoice yang sudah kalian buat, jangan sampai hilang sekalipun transaksi sudah lunas. Pasalnya, suatu saat bisa dijadikan bukti apabila ada komplain atau kesalah pahaman.

Dokumen/Arsip Perusahaan

Bagi setiap perusahaan maupun perkantoran, pasti menerapkan sistem invoice kepada pekerja maupun rekan kerja samanya. Tujuan dibuatnya invoice tidak lain adalah sebagai dokumen maupun arsip perusahaan. Nantinya akan berguna sebagai file rekapitulasi akhir bulan maupun akhir tahun.

Memudahkan Pelacakan Pembayaran

Tahukah kalian bahwa selain kedua tujuan di atas ternyata invoice juga bisa mempermudah seseorang untuk melacak pembayaran? Hal ini tentu sangat membantu pihak perusahaan, kantor maupun pemilik bisnis yang tengah melakukan transaksi. Tidak hanya itu, tujuan dibuatnya invoice juga bisa dijadikan sebagai bukti pajak dan alat untuk menganalisis bisnis.

Inilah Tips Agar Penagihan Invoice Lebih Efektif

Hal penting yang harus kalian ketahui adalah bahwa invoice merupakan salah satu bukti penjualan yang pengelolaannya harus dilakukan dengan baik. Oleh karena itu, kalian harus mengetahui beberapa tips agar penagihan invoice menjadi lebih efektif. Berikut ini beberapa tipsnya:

Buat Invoice dengan Detail dan Mudah Dipahami

Jika kalian ingin penagihan invoice lebih efektif maka buatlah invoice yang mudah dipahami. Hindari penggunaan template yang terlalu rumit jika kalian membuatnya menggunakan software. Detailkan setiap rincian biaya dan berikan hasil akhir yang harus dibayarkan.

Tetapkan Sistem “Reward and Punishment”

Tips kedua yang bisa kalian lakukan agar penagihan invoice berjalan lancar adalah tetapkan sistem ‘reward and punishment’ Apabila kalian menggunakan sistem ini, maka pembayaran invoice tidak akan memberatkan salah satu pihak.

Berikan Pilihan Alternatif Mengenai Metode Pembayaran

Berikutnya, kalian juga harus memberikan alternatif pemilihan metode pembayaran. Hal ini tidak lain untuk memudahkan rekan kerja dalam melakukan transaksi. Sangat disarankan agar kalian memberikan 3 sampai 5 opsi metode pembayaran.

Kirimkan Invoice Kepada Pelanggan/Client Jauh Sebelum Tanggal Jatuh Tempo

Sebagai rekan kerja sama, ada baiknya jika kalian juga memahami keadaan dan kondisi rekan. Hindari mengirimkan invoice mendekati hari H. Mengapa? karena untuk memudahkan client maupun rekan kerja mempersiapkan uang maupun berkas lain sebelum melakukan pembayaran perihal invoice kalian.

Baca selanjutnya : Contoh Copywriting yang Menarik untuk Bisnis

Terapkan Sistem Pembayaran Down Payment (DP)

Jika kalian ragu dan tidak ingin mengalami kerugian, maka lakukan tips dengan menerapkan sistem pembayaran berupa Down Payment alias DP. Sehingga dengan demikian, kalian akan terhindar dari client yang berniat curang saat menjalin kerja sama dengan kalian.

Ulasan mengenai cara membuat invoice, tujuan dan tips-tips yang sudah dijabarkan di atas, apakah cukup membantu dalam memberikan kalian pemahaman? Kini kalian tidak perlu bingung lagi jika mendapat tugas untuk membuat invoice, apalagi jika kalian adalah seorang pebisnis. Semoga ulasan di atas bermanfaat, ya?

Kategori Berita

Link Menu Atas

Contoh Invoice untuk Berbagai Keperluan yang Benar